Postado em 29/03/2023
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Você já ouviu falar na caixa ou pasta de arquivo morto? São artigos que ajudam a manter a papelada do seu escritório devidamente organizada. Se sua mesa ou uma parte do armário está repleta de documentos que não podem ser descartados e você não sabe qual a melhor forma de armazená-los, não saia desse post!
Em primeiro lugar, vamos entender o que é um arquivo morto. Trata-se de uma gama de papéis relacionada à empresa que, mesmo que não pareçam ter mais qualquer utilidade, pela lei de Temporalidade de Documentos, não pode ser eliminada até um determinado período.
Entre muitos outros, estão os documentos de colaboradores, comprovantes de pagamentos tributários, registros fiscais, contábeis e trabalhistas, por exemplo. Por mais que você não esteja suportando tanto papel ao seu redor, jogá-los fora antes do prazo pode acarretar em multas altas, além de comprometer a segurança jurídica do estabelecimento.
Desse modo, não tem como fugir: a melhor forma de administrar essa situação é gerenciando o tempo que cada impresso deve ser guardado e mantendo-os armazenados de forma que não acumulem pó e nem sofram danos por excesso de umidade ou luz.
Parece uma tarefa bem complicada, porém estamos aqui para te ajudar a encontrar o melhor caminho para manter tudo organizado. Para facilitar, é importante que você dê atenção aos documentos desde os primeiros dias de vida do seu negócio, visto que com o passar dos anos, dezenas de páginas tornam-se milhares.
O segundo passo é saber por quanto tempo é preciso preservar cada tipo de documento. Depois disso, separe-os do menor para o maior período e os acomode-os em pastas ou caixa de arquivo morto, identificando-os. Assim, quando for descartá-los, será muito mais prático.
Ao escolher um lugar para acomodar todo o material, considere que pode surgir a necessidade de consultar um documento ou outro. Dessa forma, por mais que exista o desejo de colocar em um lugar em que ninguém veja, isso vai dificultar o acesso. O ideal é organizar em prateleiras ou armários que permitam a rápida localização.
Entender por quanto tempo é preciso guardar as documentações é primordial para começar a organizar o seu arquivo morto. Embora a maioria dos papéis caduquem com cinco anos, há aqueles que, por norma, o armazenamento deve ser por dez ou mais anos.
A papelada regida pelas leis trabalhistas, por exemplo, devem ser conservadas por cinco anos, assim como os tributários, conforme determinação do Código Tributário Nacional (CTN). Por outro lado, o prazo para os registros previdenciários é mais extenso: dez anos.
Quanto aos documentos fiscais, o prazo pode variar de 2, 5, 10 anos ou até mesmo ser indeterminado como é possível observar a seguir:
Vale ressaltar que temos aqui apenas alguns exemplos de papéis; há ainda muitos outros, inclusive, com tempo de guarda de mais de 90 anos. Para verificar o prazo de outras documentações e evitar transtornos para a sua empresa, acesse a Tabela de Temporalidade do Senado Brasileiro.
Não está errado se referir à papelada que não manuseamos mais de arquivo morto, entretanto, há uma outra nomenclatura amplamente usada e que corresponde a um dos ciclos de vida dos documentos: permanente. Na prática, nada muda, mas a ideia é de que mesmo acessadas com rara frequência, as informações permanecem vivas.
Há profissionais que defendem que o uso do termo arquivo morto é pejorativo, pois é como se o conteúdo registrado não tivesse mais importância, o que não é verdade. A qualquer momento, os papéis podem ser revistos para esclarecer uma dúvida ou comprovar uma situação, ou seja, apenas quando vão para a lixeira é que deixam de ter valor.
E já que entramos nesse assunto, vamos conhecer melhor as fases do ciclo de vida das documentações. A primeira chama-se corrente e refere-se àquele período em que o papel é examinado com muita frequência. Sendo assim, é preciso que ele esteja sempre à mão, isto é, em um lugar de fácil acesso.
Em contrapartida, o documento que já não é tão consultado, mas ainda assim continua sendo fundamental na rotina da corporação, passa para a fase chamada de intermediária. Em seguida, por ser pouco manuseado, é descartado ou arquivado, entrando na fase permanente.
Agora que já sabemos que as folhas que estão sobre a sua mesa de trabalho ou largadas no armário, cujo conteúdo é raramente consultado por você ou por algum de seus colaboradores, chama-se arquivo morto, que tal começar a organizá-las da maneira correta?
Comece verificando o que deve arquivar e o que irá eliminar. Lembre-se que quando se trata de papel, é super válido destinar o material para um centro de reciclagem. Depois, separe-os por assunto ou departamento: documentos fiscais, trabalhistas, tributários e previdenciários, por exemplo.
Em seguida, organize-os por tempo de guarda (algumas companhias montam uma tabela própria de temporalidade). A princípio pode parecer bastante trabalhoso, no entanto, depois que os primeiros papéis estiverem sistematizados, é só repetir o processo com os que chegarem posteriormente.
Agora, é o momento de decidir onde colocá-los, lembrando que o local precisa comportar todo o volume e ainda permitir a circulação de pessoas. Em outras palavras, é essencial que toda vez que for necessário acessar o material, isso aconteça sem quaisquer dificuldades.
Por fim, opte por uma pasta ou caixa de arquivo morto para manter os papéis protegidos da poeira, da luz e da umidade. Quer uma dica preciosa? Digitalize as folhas antes de guardá-las, visto que elas tendem a sofrer um desgaste natural com o passar do tempo.
A caixa de arquivo morto é um dos artigos que você pode utilizar para organizar a sua papelada. Produzida com papelão ou polipropileno, é um item retangular de tamanho variável muito simples de manusear: é só abrir e acomodar as folhas. A maioria das marcas já possui uma área para identificação do conteúdo.
Para exemplificar, temos o Arquivo Morto Papelão Frugis que é de material reciclado com onda simples tipo B e possui impressão em dois lados com espaço para anotar dados como setor, departamento, data, numeração, período de conservação e a assinatura do responsável pela organização.
O Arquivo Morto Novaonda Fácil Polibrás é fabricado a partir de polipropileno, um polímero termoplástico resistente, flexível e versátil. Cortado em molde provido de vincos que possibilitam dobrar de modo a formar uma caixa retangular, é desmontável. Conta ainda com furos laterais para ventilação. Disponível nas cores amarela, azul, branca, verde e vermelha, o pacote inclui 5 unidades.
Além da caixa para arquivo morto, você pode guardar a papelada em pastas conhecidas como registradores A/Z. Há modelos de cartão maciço ou plástico, sendo que, no geral, possuem uma presilha metálica no interior para fixação dos sacos plásticos com os documentos.
O registrador A/Z lembra uma pasta catálogo, contudo, com lombada muito maior, uma vez que possui maior capacidade de arquivamento. Após inserir os papéis, coloque-o na prateleira, estante ou armário na posição vertical, facilitando o acesso quando necessário.
A linha de Registrador A/Z Brief Case te permite escolher entre os tamanhos A4 ou ofício. A lombada de ambos é larga e possui furo para ventilação e etiqueta para identificação do material. A capa e a contracapa são de cartão maciço e o mecanismo para fixação das folhas é de metal.
Outra opção é o Registrador A/Z Spiral. Disponível nos tons azul, cinza, preta, verde e vermelha permite que a identificação do conteúdo seja também pela cor, além da etiqueta. Encontra-se nos formato ofício e A4 com lombadas de diferentes larguras e sistema interno de metal niquelado.
Se você preferir o registrador A/Z para organizar o seu arquivo morto, precisará de alguns itens extras como o envelope plástico e, talvez, de divisórias para separar, no interior da pasta, os papéis por assunto. Por isso, separamos alguns modelos para que você possa avaliar.
No caso do envelope plástico há versões em polipropileno e PVC com 4 furos ou furação universal que se adapta a arquivos de 2, 3 e 4 argolas. Só atente-se para não adquirir os que não possuem furos, pois estes não serão úteis nessa situação.
Os sacos plásticos PP Spiral estão disponíveis nos tamanhos A4 ou ofício com espessura de 0,05mm ou 0,10mm. São resistentes e apresentam bordas reforçadas, protegendo os documentos de rasgos ou substâncias que possam comprometer a sua integridade. O pacote contém 50 unidades, enquanto a caixa 400.
Já as divisórias, são as mesmas usadas pelos estudantes nos fichários. Tem coloridas como a Divisória para Fichário Universitário Plastpark e transparentes como a Divisória para Fichário A4 Plascony. Ambos pacotes incluem 10 projeções para arquivos com 2 ou 4 argolas.
Além disso, são divisórias de polipropileno, um material muito leve, resistente, impermeável, ou seja, não danifica em contato com líquidos, atóxico (livre de elementos que possam provocar problemas de saúde) e 100% reciclável.
Todo cuidado é pouco na hora de descartar os documentos da sua empresa e até mesmo pessoais. É importante reduzir o papel a partes bem pequenas para que indivíduos com más intenções não tenham acesso a dados confidenciais. Todavia, você deve estar se perguntando: como fazer isso com segurança?
A dica é apostar em uma fragmentadora de papel. Trata-se de um equipamento eletrônico que corta o papel em tiras ou partículas, impedindo que seja reconstruído. É claro que você pode rasgar folha por folha com as mãos ou com o auxílio de uma tesoura, porém, conforme o volume, isso levará muito tempo.
Para você ter ideia, há fragmentadoras que trituram 600 folhas por vez e em apenas alguns minutos! Isso sem falar que algumas marcas fragmentam igualmente cartões bancários, CDs e DVDs. Desse modo, vale muito a pena investir no aparelho para se desfazer de toda papelada depois que expirar o tempo de guarda.
Para ilustrar, selecionamos dois modelos. O primeiro é a Fragmentadora de Papel S601 App-tech. Com cesto de 9 litros, ela tem capacidade de fragmentação de seis folhas A4 por vez em tiras de 7mm. Tanto o acionamento quanto o desligamento são automáticos e conta com proteção contra sobrecarga ou aquecimento excessivo.
Já a Fragmentadora de Papel C1200 App-tech reduz em partículas 12 folhas A4 por vez. O tamanho do cesto é de 25 litros e possui visor para que se possa acompanhar a quantidade de material no recipiente. É um modelo robusto com voltagem de 110V que tritura também cartões, CDs e DVDs.
Para saber mais sobre o funcionamento do produto, onde adquirir e o que levar em conta na hora de realizar a compra, leia o post “Fragmentadora de papel: por que investir em uma?” do nosso blog.
Chegou a hora de colocar a mão na massa e organizar a papelada do seu negócio. Para adquirir qualquer um dos itens que você viu ao longo deste texto, acesse o departamento de organização da Kalunga. É só se atentar à quantidade de material que precisa arquivar para fazer a escolha certa. Corre lá e aproveite as ofertas!
Há mais de 50 anos no mercado, a Kalunga é referência em itens de papelaria, material escolar, suprimentos de escritório e produtos de informática. São mais de 220 lojas em todo o Brasil com artigos de grandes marcas, inclusive caixa ou pasta de arquivo morto, por excelentes preços. Além disso, a empresa oferece uma série de serviços que proporcionam comodidade e praticidade aos seus clientes. Para saber mais, acesse os tópicos a seguir.